Ein Jahr lang haben wir der hallo.digital Convention entgegengefiebert – und jetzt planen wir schon an der Ausgabe für 2022. Verrückt, wie schnell die Zeit manchmal vergeht. Die zweite virtuelle Runde der Convention hat uns wieder riesigen Spaß gemacht. Unsere Recaps zeigen in der Regel die inhaltlichen Highlights unserer Events – dieses Mal drehen wir den Spieß einfach mal um. Die Speaker:innen, das Programm, der Cocktail-Workshop nach dem Event, die Teilnehmer:innen – all das hast Du vermutlich in irgendeiner Form wahrgenommen. Was hinter den Kulissen so los war und ist um das alles möglich zu machen, kam dabei aber vielleicht gar nicht so rüber. Deswegen möchte ich Dir gerne zeigen, wie wir ein (virtuelles) Event auf die Beine stellen. Und ganz wichtig: welche Rollen wir im Team abbilden, damit alles reibungslos über die Bühne geht. Als kleinen Bonus zeige ich am Schluss noch das, was trotz sorgfältiger Organisation anders gelaufen ist, als wir das geplant hatten.
Julia ist das Herz und das Hirn hinter den Kulissen: sie plant eifrig und sorgt für eine ordentliche Umsetzung der Events. Das fängt bei der Terminfindung an. Da im schönen Karlsruhe in pandemiefreien Jahren viel los ist, ist es wichtig sich gründlich nach dem richtigen Zeitpunkt umzuschauen, an dem die Locations auch verfügbar sind. Mit dem festgelegten Termin geht es an die Detailplanung, die wir in unserem Projektmanagement-Tool Asana abstimmen. Nachdem alle Aufgaben zugewiesen sind, muss eventuell auch ein wenig nachgehakt werden, damit alles rechtzeitig erledigt wird. 😬 Virtuelle Events bringen eine Besonderheit bei den Vorbereitungen mit sich. Da viele Speaker:innen nicht vor Ort sind und aus dem eigenen (Home) Office vortragen, vereinbart Julia mit allen Speaker:innen im Vorfeld einen Probelauf als Technik-Check. Am Tag selbst hat Julia dann auch alle Menschen und Aufgaben im Blick und sorgt für einen reibungslosen Ablauf des Events.
Regie: Julia und Julius
Für die letzten beiden hallo.digital Convention und die hallo.digital kompakt haben wir das Tool hopin benutzt. Damit lassen sich neben einer MainStage zahlreiche weitere Sessions umsetzen. Um es den Speaker:innen so angenehm und den Ablauf so reibungslos wie möglich zu gestalten, gibt es das Speaker:innenbriefing. Darin finden sich die wichtigsten Links und Zugangsdaten, die Eckdaten des jeweiligen Slots und ein paar Tipps für ein optimales Streaming. Während wir live waren, haben Julia und Julius die Speaker:innen auf die virtuelle Bühne geholt, die Moderatoren weg geklickt etc.
Moderation: Lars und Timo
Apropos Moderation. Lars und Timo haben dieses Jahr durch den Tag geführt. In ihrer Rolle als Waldorf & Stadler haben sie alle Teilnehmer:innen begrüßt, deren Fragen an die Speaker:inenn gestellt und einen hervorragenden rhetorischen Rahmen um die Veranstaltung gespannt. Im letzten Jahr haben die beiden als Community Manager den Chat gerockt und wollten dieses Jahr unbedingt persönlich mit den Teilnehmer:innen sprechen. Fun Fact: nur bei der ersten Convention 2017 haben wir externe Moderatoren gebucht. Seit 2018 moderieren wir selbst, weil es sich komisch angefühlt hat die Gastgeberrolle “outzusourcen”. Außer Timo und Lars haben auch schon die netzstrategen-Veteranen André und Stephan durchs Programm geführt, die in diesem Jahr u.a Roundtables moderiert haben. Neu im Moderationsteam war Marketing Monster Finnegan, der beim Social Media Roundtable eine bravouröse Premiere gefeiert hat.
Community Management: Sinah und Joanna
Das praktische an unserem Tool hopin ist, dass es so viele Möglichkeiten für die Teilnehmer:innen gibt, Teil der Veranstaltung zu sein. Im Chat, dem Fragemodul oder den Sessions können sie sich so selbst einbringen und Fragen direkt loswerden. Diese Fragen gilt es natürlich schnell und hilfreich zu beantworten. Hier kamen dieses Jahr Sinah und Joanna ins Spiel. Sie haben sich viel Zeit genommen, alle im Chat auf dem Laufenden zu halten und die Fragen an die Moderatoren und Speaker:innen weiterzugeben.
Kreativer Kopf für Social Media: Julius
Auf Social Media war erfreulicherweise auch einiges los, da Teilnehmer:innen über die Convention gepostet haben. Darum hat sich Julius gekümmert und selbst auch per Postings und Stories mit gezeigt, was im Laufe des Tages los war.
Telefon-Support: Sinah
Das haben wir zugegebenermaßen bei einem der Events gelernt: Leute rufen auch bei virtuellen Veranstaltungen an, wenn sie den Zugang zum Event nicht finden. Sinah war in einer Doppelrolle unterwegs und hat sich neben der anwesenden Community auch um kurzfristige telefonische Anfragen gekümmert.
Verpflegung: Edel
Eigentlich ist Edel für die Buchhaltung der hallo.digital zuständig. Doch an Tagen wie diesen lässt sie es sich nicht nehmen, die ganze Crew zu versorgen. Dank üppigem Snack-Buffet, bei dem wirklich an alles gedacht wurde (auch an die Veganer:innen) konnten wir voll konzentriert und wunschlos arbeiten. Das ist wirklich viel wert und sollte bei der Planung nicht unterschätzt werden. Ein dankbarer und dank Koffein etwas aufgekratzter Shoutout geht auch an den besten und motiviertesten Barista auf dem ganzen hallo.digital Campus: André hat das Team mit leckeren Kaffeekreationen auf Trab gehalten.
Fotos: Steffen und Julius
Ein Event festzuhalten und die Stimmung des Tages einzufangen, ist gar nicht so einfach. Vor allem, wenn es pandemiebedingt virtuell stattfinden muss und eigentlich alle vor einem Laptop sitzen. Das Motiv “Menschen, die in Laptops starren” nutzt sich schnell ab. Steffen und Julius haben die Essenz des Tages aber gut eingefangen, finde ich.
Lerngelegenheiten: alle
Egal wie gut etwas geplant und vorbereitet ist, eine Sache läuft in der Regel anders, als vorgesehen. Dass wir extra eine Person bestimmen, die auf jeden Fall am Telefon erreichbar ist, hat auch einen historisch gewachsenen Grund. Dieses Jahr hat bei zwei Speakern die Kamera trotz vorherigem Technik-Check leider nicht funktioniert. Das hat sie aber zum Glück nicht weiter aus der Ruhe gebracht. Ein bisschen Improvisation gehört zu jedem Event mit dazu. Dank Clubhouse und neuen Audio-Only-Formaten der sozialen Netzwerke sind wir daran auch inzwischen gewöhnt, oder? Generell hat sich bei den Formaten bewährt, weniger auf Vorträge sondern auf interaktives wie Roundtables und HandsOn-Sessions zu setzen.
Wir hatten intern außerdem scheinbar alle einen starken Fokus auf die Sessions und den Inhalt – dabei haben die meisten nämlich verschwitzt, sich einen Cocktail-Shaker für den Cocktail zu organiseren. Da musste kurzerhand ein großes gläsernes Bonbonglas herhalten – geschmeckt hat es auf jeden Fall!
Feelgood-Strateg:in: Manchi
Okay, ich muss gestehen: Dieser Punkt ist in unserem Plan optional. Ich hoffe allerdings, dass wir ihn verpflichtend für alle Events übernehmen werden. Büro-Hündin Manchi war nämlich fleißig und wirklich erfolgreich darin, Freude und Entspannung beim Event zu verbreiten.
Content: Sarah
Ich selbst war natürlich auch dabei, habe mir die Community Management Schichten mit meinen Kolleg:innen geteilt und ein aufmerksames Auge auf alles geworfen. Dadurch konnte ich den Tag für diesen Beitrag festhalten. Das empfiehlt Event-Enthusiastin Julia auch in unserem Leitfaden „Virtuelle Events planen und umsetzen”: Eine Person für den Tag bestimmen, die sich um den Content für im Nachhinein kümmert.
Teilnehmer:innen: Unsere Fellows
An dieser Stelle danken wir noch einmal allen, die beteiligt waren – egal ob vor oder hinter der Kamera. Und ganz wichtig: DANKE AN ALLE FELLOWS! Ohne Dich wäre der hallo.digital Campus nicht das, was er ist. Ich bin schon sehr gespannt, wo die Reise hinführt, wenn wir uns an einem Ort treffen und austauschen können. Und nun bin ich neugierig. Wie hat es Dir gefallen? Lass Deine Meinung gerne in den Kommentaren da oder fülle unseren Feedbackbogen aus. Oder noch besser: erzähl es uns bei einem der nächsten Events.
