Projektmanagement mit Asana – Tipps & Tricks

Stephan Sperling

Stephan Sperling

E-Commerce-Stratege | netzstrategen

In grauer Vorzeit haben wir unsere Projekte mit Jira geplant, durchgeführt und dokumentiert. Irgendwann wurde uns der Dino unter den PM-Tools zu kompliziert in Sachen Updates, Wartung und Pflege. Wir wollten ein Tool, das cooler und intuitiver zu bedienen ist – kurz: mehr Spaß für weniger Geld. Aber leider sind wir mit Trello, unserer damaligen Wahl, auch nicht so richtig warm & glücklich geworden. Einige Funktionen waren dann doch zu rudimentär oder überhaupt nicht vorhanden. Also haben wir uns wieder auf die Suche nach einem Projektmanagement-Tool gemacht – mit folgenden Haupt-Wünschen und Anforderungen:
  • Webservice: Wir wollen nicht selber hosten.
  • App: Auch mobile wollen wir unsere Projekte managen können.
  • Git: Sinnvolle Verknüpfung mit Git für alle Projekten, bei denen programmiert wird.
  • Kunden: Zugang für Partner auf Kunden-Seite auf Projekt- oder Task-Basis
  • Agile: Projekt-Übergreifende Sprint- und Ressourcenplanung
  • Speed: Schnelles Anlegen von Tickets z.B. in Besprechungen
  • Intuitiv: einfach zu bedienen, Tastaturkürzel, kein manuelles Abspeichern
  • Follower: Beobachter auf ein Ticket setzen.
  • Doku: Saubere Dokumentation von Prozessen & Entscheidungen
  • Kosten: Humane Kosten auch bei größer werdendem Team.
Exakt 40 Projektmanagement-Tools standen auf unserer Liste. Rund die Hälfte ist aufgrund fehlender Funktionen direkt ausgeschieden, den Rest haben wir uns genauer angesehen.

Das Ergebnis:
Es gibt kein PM-Tool, das zu 100% zu uns passt.

Und trotzdem haben wir uns für ein Tool entschieden: Asana! Es erfüllt zumindest einen Großteil unserer Anforderungen und die ersten Tests sehen vielversprechend aus.

Wie versprochen: Ein paar Tipps für die Arbeit mit Asana:

  • Navigation mit Shortcuts: Für die Navigation in der Oberfläche von Asana gibt es diverse Shortcuts. Asana unterstützt auch Copy & Paste – so kann zum Beispiel eine Liste aus einem Dokument direkt zu Aufgaben gemacht werden, indem man die Liste in Asana kopiert.
  • Text-Formatierung: Texte lassen sich schnell und einfach mit Tastaturkürzeln formatieren. Das schafft Ordnung und übersicht. Alle Asana-Tastaturkürzel findet ihr hier.
  • Chrome-Extension: Aus jeder beliebigen Website (und damit auch aus im Webmailer geöffneten E-Mails) lassen sich Tickets erstellen. Dazu erforderlich ist lediglich die Browser-Extension von Asana.
  • Sprint-Planung: Um Sprints zu planen nutzen wir einfach ein zusätzliches Projekt und die Tatsache, dass Tickets in Asana auch mehreren Projekten zugeordnet werden können.
  • Standard-Prozesse mit Sections: Bewerber durchlaufen bei uns immer den gleichen Prozess. Über die Sections lassen sich diese Prozesse abbilden – und wir können den Status aller Bewerber jederzeit einsehen. Die Einsatz-Möglichkeiten sind vielfältig!
  • Projekt-Vorlagen: Hat man ein Projekt mit Tasks angelegt, kann es jederzeit kopiert werden. So kann für wiederkehrende, sehr ähnliche Projekte schnell und einfach ein Gerüst angelegt werden. Beispiele bei uns: SEO-Analyse einer Website & oder das Konfigurieren von Google Analytics. Mit diesem Vorgehen sinkt das Risiko, Aufgaben zu übersehen – gleichzeitig sichert der standardisierte Prozess eine hohe Qualität bei maximaler Geschwindigkeit.
  • Suche: Die Suche ist ein mächtiges Feature in Asana, da ich hier recht komplexe Suchen zusammen stellen kann.Beispiel: Zeige alle Tickets, die noch nicht erledigt und Bearbeiter X zugewiesen sind sowie aus den Projekten A und B stammen. Häufig genutzte Suchen lassen sich mit dem Stern-Symbol speichern, so dass man sie immer wieder mit einem Klick ausführen kann.
Weitere praktische Funktionen von Asana im Schnelldurchlauf:
  • Wiederkehrende Aufgaben/Tickets
  • Labels zur einfacheren Kennzeichnung und Sortierung von Tickets
  • Stapelverarbeitung von Tickets, Mehrfach-Auswahl.
  • Erstellen von Unteraufgaben
  • Abstimmen für Tickets
  • Eckige Klammern in Tickets zur Zeit-Schätzung und Sprint-Planung
  • Login mit Google: Praktisch, da wir auf Google Apps for Work laufen

So verwenden wir Asana – die Schnell-Einführung mit den wichtigsten Funktionen:

Asana: was fehlt

Und was uns jetzt noch fehlt: Leider haben wir noch keine ganz einfache Lösung für unsere Zeiterfassung. Unser Traum wäre es, wenn wir im Projektmanagement-Tool die Zeiten erfassen und dann direkt in Billomat (unserem Tool zur Erstellung von Rechnungen) verarbeiten könnten. Das wird erschwert durch die Anforderung, dass wir auch Zeiten ohne Ticket erfassen können wollen. Wir werden in Sachen Zeiterfassung also weiterhin mit dem Berliner Toole mite arbeiten. Was uns bei Asana ebenfalls noch fehlt:
  • Kurze, sprechende Ticket-URLs
  • Offline-Verfügbarkeit
  • Revisionen von Ticket-Beschreibungen
  • Abhängigkeiten zwischen Tickets
Habt ihr Erfahrungen mit Asana – und noch mehr Tipps? Oder Fragen zu Asana? Teilt eure Einschätzung gerne in den Kommentaren. Wir werden diesen Artikel ebenfalls immer wieder mal updaten und berichten, wie es uns mit unserer Wahl ergeht.

11 Responses

  1. Hallo Stephan,

    interessanter Einblick. Ich finde Asana und Trello auch interessant. Aber wie steht Ihr hier zum Thema Datenschutz? Schließlich legt Ihr dort ja auch Eure Kundendaten ab, oder? Denn aus rechtlicher Sicht ist das für ein deutsches Unternehmen ziemlich problematisch (so wie Evernote eben auch) … Ich frage, da ich selbst aktuell nach einer Lösung suche und mit Wunderlist (als deutsche und damit datenschutzrechtlich scheinbar unproblematische Lösung) nicht zufrieden bin …

    Grüße
    Mart

    1. Hallo Martin,
      eigentlich alle unsere Kunden arbeiten mit uns in Asana. Die Kunden wissen also, wo ihre Daten liegen. Grundsätzlich verarbeiten und lagern wir hier keine sensiblen Daten wie Passwörter etc. – sondern es geht eben klassisch um Tasks und deren Abarbeitung.
      Eigenlich alle Kunden sind sehr begeistert von dieser Art der Zusammenarbeit, ein echtes Datenschutz-Problem sehen wir hier nicht. Unsere Projekte sind halt auch „wenig spannend“, wir bauen keine Atomkraftwerke, Waffen oder sonstwas. 😉

      Grundsätzlich denke ich, dass es ziemlich egal ist, wo man seine Daten liegen hat – in welchem Land und auf welcher Infrastruktur. Wenn ein Geheimdienst oder eine Regierung darauf Zugriff haben will, dann werden die vermutlich Wege finden.

      Das ist nur meine ganz persönliche Meinung.

      Viele Grüße,

      Stephan

      1. Deine persönliche Meinung in allen Ehren (ich würde das auch so unterschreiben). Aber nach deutschen und EU Recht ist das streng genommen illegal. Ohne Datenschutz-Abkommen dürfen Kundendaten (egal wie brisant oder nicht) und Geschäfte nicht einfach so auf Nicht-EU-Länder wie USA gespeichert werden. Google mal nach Privacy Shield (und ehemals Safe Harbour). Große Firmen wie Google haben da sichtbare Geschäftsbedingungen für die EU (und sogar intern andere Regelwerke als für US Kunden) und die Firma Microsoft bietet ja jetzt auch Inlands-Server-Apps an (Office und Co.) wegen dem Datenschutz. Rein streng genommen sind z.B. auch Geschäfte über WhatsApp nicht legal hier weil die Daten über die USA gehen (egal ob verschlüsselt oder nicht). Nicht dass ich das alles toll finde… so ist aber die Rechtslage momentan hier in der EU.

        1. Hallo nochmal Marvin!
          Asana selbst sagt dazu:
          „We’ve submitted an application to participate in the Privacy Shield framework for personal data transfers from the EU to the US and have updated this privacy notice to reflect our application.“
          Ähnlich wie bei Google in den letzten Wochen sind wir also auch bei Asana in einer Grauzone unterwegs – aber ich denke, dass auch Asana in Kürze unter das Privacy Shield schlüpft.

          Viele Grüße,
          Stephan

    2. Hallo Mart,

      da hast du tatsächlich einen sehr guten und wichtigen Aspekt bei der Benutzung einer solchen App angesprochen. Gerade weil das Thema Datenschutz DSGVO, Datensicherheit und Unternehmenscompliance heutzutage große Themen sind. Deshalb haben wir unsere eigene App namens Zenkit (https://zenkit.com/) entwickelt. Für mich die passende deutsche Alternative zu Wunderlist. Bei uns werden alle Daten auf deutschen Server gespeichert, damit ist man auf der sicheren Seite. Überzeugt euch doch selbst davon und lasst uns wissen was ihr davon haltet! https://zenkit.com/

      Grüße
      Katrin

  2. Ein interessanter Artikel. Ich nutze Asana für meine Remote Projekte auch sehr gerne, es hilft sehr dabei das E-Mail Chaos zu beseitigen und ist sehr flexibel. Es gibt mittlerweile viele nützliche Schnittstellen, auch für das Timetracking zB. Harvest oder Toggl.

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