1×1 E-Mail-Marketing: Mailchimp Account und Empfängerliste einrichten

Inhaltsverzeichnis

1. Mailchimp Account anlegen
2. Mailchimp Account Einstellungen vervollständigen
3. Mailchimp Datenverarbeitungs Vereinbarung
4. Domain Verifizierung und Authentifizierung
5. Mailchimp Empfängerliste einrichten

Vorab: Was ist Mailchimp und für wen eignet sich die Software?

Mailchimp ist der Marktführer unter den E-Mail-Marketing Software Lösungen. Die Software kann für Kampagnen mit einer Zielgruppe von bis zu 2.000 Empfängern kostenlos genutzt werden. Für größere Verteiler und zusätzliche Features bietet Mailchimp ein monatliches Modell an. Somit eignet sich Mailchimp für die private Nutzung und den Start Deines E-Mail-Marketings, wird aber durch leistungsstarke Features und viele Schnittstellen auch durchaus den Ansprüchen von Unternehmen gerecht.

1. Mailchimp Account anlegen

Für die Anmeldung bei Mailchimp benötigst Du eine E-Mail-Adresse, einen Benutzernamen (kann auch die E-Mail-Adresse sein) und ein Passwort. Nach Angabe der Daten erhältst Du eine E-Mail mit einem Aktivierungslink. Anschließend wirst Du dazu aufgefordert, weitere Angaben zu Deinem Unternehmen zu machen. Achte darauf, reale Unternehmensdaten anzugeben. Bedingt durch die Impressumspflicht werden diese Daten später an diversen Stellen sichtbar sein, zum Beispiel im Footer deines Newsletters oder auf der Formularseite, wenn sich jemand vom Newsletter abmelden möchte. Nachdem Du alle Daten angegeben hast wirst Du zum Mailchimp Dashboard weitergeleitet.

2. Mailchimp Account Einstellungen vervollständigen

Um zu Deinen Account Einstellungen zu gelangen, klicke unten links auf das Runde Ikon mit dem Anfangsbuchstaben deines Benutzernamens. Danach klicke auf > Account. Dann wandere mit der Maus noch oben und etwas rechts und klicke auf > Settings. Überprüfe hier die Voreinstellungen und passe sie gegebenenfalls an. Zeitzone (Time zone) Damit die Daten der Kampagnen Auswertungen korrekt sind und automatisierte E-Mails zur richtigen Zeitzone versendet werden, solltest Du unbedingt die Zeitzone anpassen. Branche (Your industry) Wenn Du hier Deine Branche hinterlegst, erhältst Du von Mailchimp Hinweise zum optimalen Sendezeitpunkt von Kampagnen und einen Vergleich zu anderen Unternehmen. Account Verifizierung Um sicher zu stellen, dass Du immer Zugriff auf deinen Account hast, solltest Du unter Settings > Security die Account Verifizierung über SMS oder mit Hilfe der Sicherheitsfragen einstellen.

3. Mailchimp Datenverarbeitungs Vereinbarung

Da es sich bei der Speicherung von Empfängerinformationen um eine Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten handelt, müssen Account Nutzer aus der EU oder der Schweiz einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement) abschließen. Fülle dazu einfach das Online-Formular aus und die Vereinbarung wird Dir per E-Mail zugeschickt. Du kannst sie anschließend unterschrieben an Mailchimp zurücksenden und zu Deinen Akten legen.

4. Domain Verifizierung und Authentifizierung

Um Deine eigene E-Mail-Adresse für die Versendung von Kampagnen freizuschalten musst Du sie in Mailchimp aktivieren. Hinterlege sie dazu unter Account > Settings > Verified Domains und lasse Dir einen Bestätigungscode für die Verifizierung zukommen. Aufgrund des hohen Spamverdachts, ist es nicht mehr möglich von gratis E-Mail-Anbietern wie Gmail, Yahoo oder GMX Kampagnen zu versenden. Verwende aus diesem Grund eine E-Mail-Adresse Deiner eigenen Domain. Falls Du noch keine besitzt, sichere Dir eine Domain (z.B. HostEurope oder United Domains) und richte anschließend eine E-Mail-Adresse ein – z.B. [email protected]. Das ist meist sehr unkompliziert und dauert nur wenige Minuten. Nach der Aktivierung wird zwar Deine Domain für die Versendung der Kampagnen genutzt, jedoch wird Deinen Empfänger:innen noch ein Mailchimp Server als Postausgangsserver angezeigt.

Um professioneller aufzutreten und bei Deinen Empfänger:innen keine falschen Bedenken bezüglich Deiner Vertrauenswürdigkeit entstehen zu lassen, füge auch hier Deine Domain hinzu. Sobald diese verifiziert ist, findest Du hier Anweisungen um die Authentifizierung vorzunehmen und Deine DNS Records anzupassen. Eine ausführlichere Beschreibung von Mailchimp zur Domain Authentication findest Du hier.

5. Mailchimp Empfängerliste einrichten

In Mailchimp werden Deine Empfängerdaten in Listen organisiert. Dein Ziel sollte es immer sein, so wenige Listen wie möglich anzulegen. Wenn Du alle Daten in einer Liste sammelst, hast Du einen besseren Überblick, kannst die Empfänger innerhalb der Liste segmentieren und wirst mit wachsenden Anforderungen nach Deinen ersten Erfahrungen nicht gezwungen sein, Deine Liste(n) umzupflegen.

Beispiel: Du möchtest Deine Empfänger anhand Ihres Wohnorts unterscheiden und legst eine Liste “Empfänger Deutschland” und “Empfänger Österreich” an. Jedoch wäre es sinnvoller nur eine Liste zu erstellen und jedem Empfänger die zusätzlich Information DE oder AT zuzuordnen. Nach dieser Information kannst Du die Liste segmentieren und separate Kampagnen senden, verwaltest aber trotzdem alle Daten zentral an einer Stelle.

Wichtige Einstellungen anpassen

Wenn Du im Menü den Punkt Lists wählst, wirst Du hier bereits eine Liste mit Deinem Unternehmensnamen finden. Nach Klick auf den Listennamen kannst Du hier Einstellungen vornehmen, Empfänger verwalten und Statistiken einsehen.

Bevor Du beginnst Deine Liste in Mailchimp zu nutzen, überprüfe zuerst Deine Einstellungen und passe Sie gegebenenfalls an. Die wahrscheinlich wichtigsten Einstellungen nimmst Du unter Settings > Required Email Footer Content vor. Diese Informationen werden unter anderem aufgrund der Impressumspflicht automatisch in den Footer Deiner Kampagne eingebunden.

• Permission reminder: Informiere kurz, wo Du die Einwilligung Deiner Empfänger erhalten hast. Zum Beispiel: Sie haben sich auf unserer Website zum Newsletter angemeldet.
• Contact information: diese Informationen sollten identisch zu denen auf der eigenen Unternehmenswebsite sein und stellen das Impressum dar.

Prüfe unter Settings > List Name and Defaults

• den List Name (der Name wird den Empfängern angezeigt)
• den Default From Name (wird als Absendername für Kampagnen genutzt und sollte in der Regel der Unternehmensname sein)
• die Default From Email Address (wird als Absender E-Mail-Adresse verwendet. Verwende hier deine verifizierte Domain)
• das Default Email Subject (Betreffzeile) brauchst Du nicht anzupassen. Hier solltest Du Dir individuell bei jeder Kampagne Gedanken machen.

Prüfe unter Settings > Publicity Settings

• ob deine E-Mail-Kampagnen öffentlich erreichbar sein sollen. Falls nicht, entferne den Haken bei “No, my campaigns for this list are not public”.
• ob die Mailchimp Archive Bar sichtbar sein soll. Sobald die Browseransicht der Kampagne aktiv ist, wird die eingeblendet. Hier können neben einigen Sharing Optionen auch vergangene Kampagnen eingesehen werden, die an die Empfängerliste versendet wurden. Wenn Du das nicht möchtet (zum Beispiel weil Du auch Test-Newsletter versendet), solltest Du hier den Haken entfernen.

List Fields und Merge Tags anpassen

Die Basis für Die Datenerfassung Eurer Empfängerliste stellen in Mailchimp die List Fields und Merge Tags dar – ebenfalls zu finden unter Settings. Durch die Listenfelder bestimmst Du welche Daten Deine Empfänger bei der Anmeldung angeben müssen, welche sichtbar aber optional sind und welche erfassten Daten nicht sichtbar sind (editierbar über die Checkboxen Invisible und Required). Voreingestellt ist lediglich die Erfassung des Vor- und Nachnamens sowie des Geburtstags. Je nach Deinen individuellen Zielen können hier selbstverständlich andere Daten relevant sein. Mit Hilfe dieser Informationen kannst Du Deine Liste nicht nur nach verschiedensten Kriterien und Kombinationen segmentieren sondern auch individuelle Empfängerinformationen in Deiner E-Mail-Kampagne darstellen. Unter Anderem auch den Klassiker: die persönliche Anrede.

Mailchimp Formulare anpassen

Mailchimp stellt seinen Nutzern vorgefertigte Formulare für die Empfängerlisten bereit. Wähle Deine Liste und und navigiere Dich zum Menüpunkt Signup forms > General Forms. Hier werden folgende Formulare angeboten:

• Signup forms (Anmeldung zur Empfängerliste)
• Op-tin forms (Bestätigung der E-Mail-Adresse bei Anmeldung)
• Unsubscribe forms (Abmeldung von der Empfängerliste)
• Profil update forms (Anpassung der gespeicherten Empfängerdaten, z.B. E-Mail-Adresse)
• weitere Formulare (Automation-, Umfragen-, Archiv- und Weiterleitungsformulare)

Jeder Deiner Empfänger wird früher oder später eines dieser Formulare zu Gesicht bekommen. Aus diesem Grund ist es umso wichtiger die Formulare anzupassen. Navigiere Dich durch die Reiter Build it, Design it und Translate it und individualisiere Deine Formulare. Füge zum Beispiel Texte ein, um Deinen Empfängern zu erklären, warum sie sich zur Liste anmelden sollen und welche Inhalte sie erwarten können. Anmeldeformular auf eine Website einbinden Navigiere Dich zu Signup forms > Embedded forms. Hier kannst Du den HTML Code des Anmeldeformulars der Mailingliste kopieren. Wähle die Darstellung Naked wenn Du die Formularanmeldung im Design Deiner Website haben möchtest. Um ein Pop-up Formular zu Anmeldung bereitzustellen wähle Subscriber pop-up, passe Dein Formular mit dem Editor an und füge den Code in Deine Website ein. Empfänger hinzufügen Insofern Du bereits eine Liste mit Empfängern hast kannst Du diese unter Add Contacts hinzufügen. Einzelne Empfänger kannst du unter Add a subscriber hinzufügen, Listen mit mehreren Kontakten importierst Du unter Import contacts.

Wenn Du Dich bei der Einrichtung an alle oben genannten Empfehlungen hältst, ist Dein Account anschließend bereit um Newsletter und E-Mailing-Kampagnen zu erstellen und versenden. Sind noch Fragen offen? In den Kommentaren hat es Platz dafür! Dieser Beitrag wurde ursprünglich von Projekt-Strategin Isa verfasst.