Aktuell bist Du vermutlich auch etwas müde davon, für alle Gelegenheiten in einen Bildschirm zu schauen und planst schon, wo Du bald wieder in Person vorbeischauen kannst. Das geht uns ganz genau so. Für den hallo.digital Campus planen wir aber gerne gründlich im Voraus und sind uns sicher: Beides muss sein! Und das wird gut! Da die ersten virtuellen Events eine kleine Herausforderung waren, konnten wir durch das prima Feedback unserer Fellows einiges lernen und umsetzen. Drei der wichtigsten Punkte stelle ich Dir in diesem Beitrag genauer vor. Wenn Du gerne tief ins Thema tauchen möchtest, empfehle ich Dir den Leitfaden „Virtuelle Events planen und umsetzen“. Wir starten einfach direkt mit dem trockensten Thema: das Budget. Ein qualitativ hochwertiges virtuelles Event kostet durchaus mehr, als wir anfangs dachten bzw. wahrhaben wollten. Es zahlt sich allerdings langfristig gesehen auf jeden Fall aus. Deswegen unser Tipp:
Investiere schlau in Deine virtuellen Events
Das technische Setup muss nicht auf TV-Studio-Niveau sein, aber wenn alle Speaker:innen gut zu verstehen und zu sehen sind, dann wertet das die Veranstaltung sehr auf. Der beste Inhalt ist nicht nützlich, wenn er niemanden erreicht. Für die Event-Plattform und Kommunikation fallen auch Kosten an – vor allem, wenn sie von guter Qualität sind. Da gibt es inzwischen aber auch ausgereifte und preiswerte Lösungen. Wir nutzen zum Beispiel hopin.to für unsere größeren virtuellen und hybriden Events und das funktioniert für uns bisher prima. Wo Du auf jeden Fall sparen kannst, ist das Set. Eine schöne und natürlich ruhige Ecke im Büro reicht. Solange Du bzw. Deine Moderator:innen kein (!) Fenster im Rücken haben.
Bereite die Moderation auf (fast) alles vor
Die Teilnehmer:innen werden im besten Fall mit klarer Linie durch den Tag geführt, sie wissen durch die Kommunikation im Stream und im Chat immer genau, was als nächstes passiert. Pustekuchen. Egal ob Du schon Events selbst durchgeführt hast oder als Gast dabei warst, irgendwas geht an irgendeiner Ecke immer schief bzw. nicht nach Plan. Das macht aber überhaupt nichts, denn an dieser Stelle ist entscheidend, wie darauf reagiert wird. Hier ist es wichtig, alle Beteiligten gut zu briefen und vorzubereiten. Da alles live stattfindet und viele nur zugeschaltet sind, müssen spontane Absprachen gut geplant sein.
Schauen wir uns ein fiktives Beispiel an: Eine:n Speaker:in daran zu erinnern, dass der Ablauf doch geprobt war, wenn sie fünf Minuten zu spät zum Vortrag erscheinen zeigt zwar, dass Du bemüht warst im Vorfeld sorgfältig zu planen – das ist aber in der Außenwirkung unprofessionell und unangenehm für alle Zuschauer:innen. Diese unfreiwillige Pause kann zum Beispiel dafür genutzt werden, auf Networking, die After-Show-Party oder einen guten Zweck hinzuweisen. Dann ist dieser kleine Schluckauf im Ablauf für alle trotzdem ein angenehmes Erlebnis und bleibt wahrscheinlich nicht einmal in Erinnerung.
Vor Ort erreichbar sein
Zugegeben, es hat uns bei einem virtuellen Event selbst überrascht, dass unsere Fellows zum Telefonhörer greifen bei kurzfristigen Fragen. Aber eigentlich ergibt es total Sinn – in der E-Mail-Flut, die uns alle täglich im Postfach erreicht, gehen Sachen unter. Leider auch unsere sorgfältig geschriebenen Mailings und Anleitungen. Egal wie viel Sorgfalt Du in die Kommunikation steckst, es gibt immer Menschen, die durchs Raster fallen, auch wenn es nur wenige sind. Deswegen empfehlen wir Dir, am Tag des Events eine Person zu bestimmen, die erreichbar ist und kurzfristig Fragen klären und zum Event führen kann. Im besten Fall kommt keine Anfrage, aber für den Fall der Fälle muss dann niemand aus dem Backstage Bereich einspringen – da hier volle Konzentration und vor allem Ruhe während des Streams gefragt ist.
Deine Tipps für virtuelle Events
Und jetzt ist Dein Input gefragt: Was hast Du aus den letzten Monaten voller virtuellen Events mitgenommen? Was hat Dich überrascht? Wir sind gespannt! Wenn Du tiefer ins Thema virtuelle Events einsteigen möchtest, schnapp Dir unseren kostenlosen Leitfaden „Virtuelle Events planen und umsetzen“ dafür.
